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導入事例:販売管理システム

全国店舗からの受発注を管理「ソフトウェア受発注システム」

 

基本情報

  • 業種:ソフトウェア販売
  • カテゴリー:クライアント/サーバシステム Web情報公開・対応入力システム
  • ユーザ数: Macintosh(OS9、OSX)およびWindows(Windows XP)合わせて20程
                ファイルメーカーPro 5.5、6の混在
  • サーバ構成:XServe(FileMakerServer用)
                Webホスト用PC XServe(FileMakerUnlimited用)
  • ファイル数:26(本システムのみで)


  ファイルメーカーServer 5.5を使用したクライアント&サーバ型システム。
クライアントはファイルメーカーPro 5.5、6の混在。
サーバーはX Serve。 社内ローカルおよびインターネットにより海外仕入部門と共有。
ローカルでは、受発注担当部門、経理部門、発送部門などの複数の部門で共有し、クライアント数はMacintosh(OS9、OSX)およびWindows(Windows XP)合わせて20程(販売管理システム利用ユーザのみで)。
ファイルメーカーProライセンスは既に導入済みであるため、ネットワーク環境の整備、ライセンス購入は不要で、システム構築ベンダへのシステム構築費用のみ掛かった。 データベース数は26ファイル。実際の販売データ格納用ファイルの他、入力インターフェース用データベース、その他の部門と共有しているマスタ群含む。

主な機能

  • 受注書作成
  • 発注書作成
  • 売上伝票作成
  • 仕入伝票作成
  • 納品書作成
  • 見積書作成
  • 請求書作成
  • 製造管理原価管理機能
  • 在庫管理機能



販売管理パッケージからファイルメーカーProによる販売管理システムへ

  全国店舗からの発注を受けるソフトウェア販売企業でファイルメーカーProによる販売管理システムが導入されている。 市販の販売管理パッケージソフトを数年利用してきたが、その他の関連業務においてはファイルメーカーProによるシステムが利用されていたこともあり、連携や情報共有等の使い勝手を希望してファイルメーカーProによる新システム導入の要望が高かった。 ファイルメーカーProの利便性、安定感は業務担当スタッフも既に知っていることから、現状の販売管理パッケージソフトの利用を廃止して、ファイルメーカーProによる販売管理システムの移行には比較的早期に決定した。

  既存の販売管理パッケージを使用していた中で不便さや問題点は明らかだったため、新システムについてはその当たりの改善を目的に、要求定義および仕様決定はスムーズに行えた。 それなりの費用をかけてファイルメーカーProによる販売管理システムを最初から導入してもファイルメーカーProの場合、機能変更、機能追加など拡張や改善を徐々に施せるのでよかったかもしれないが、比較的低価格のパッケージソフトをまずは導入して、自社の業務フローを整理し、業務自体の問題点、必要機能の抽出を行うことも有意義だったようだ。

 

 

必要な機能のみに限定し、快適なシステムを構築する

  新しい販売管理システムについては、一般の販売管理システムに準じた機能を搭載するが、ただし、必要な機能のみに限定し、不要な機能は切り捨てた。業務の複雑さが混乱を招き、間違いやトラブルの抽出に時間がかかってしまうからだ。特に、ファイルメーカーProのデータ一覧性を利用し、全体のデータを把握しやすくした。

  また、入力支援機能の作成も重視した。日々の業務で、受注書、納品書、売上伝票、仕入伝票等のデータを作成する必要があるが、受注書から納品書、納品書から売上伝票、あるいは、受注書から発注書、発注書から仕入伝票のように、伝票転記機能や複製機能を作成し、二度手間の入力作業を軽減することにした。

 

 

システムの共有により情報伝達がリアルタイムに

  全国の店舗から発注書が届くと、受注書の作成、入力が行われる。受注商品は商品マスタからの参照入力により行うことができるようになっているが、商品マスタとの連動により、受注書の登録が完了した時点で、在庫データをもとに本日の必要発注数をリアルタイムに更新することができる。

  販売業務部門からは、受注書の登録と合わせて出荷指示が入力され、それをリアルタイムに閲覧できる倉庫の発送部門では出荷の手配に入ることができる。なお、納品書は「統一伝票様式」の採用に合わせて、納品書レイアウトを作成し、一括で印刷する機能を作成した。 また、仕入部門においては在庫データと受注状況に応じて、本日の必要発注数を抽出できる。発注すべき商品が簡単に抽出できることから、あとは受注予測に応じて数量 を指定し、発注書(伝票)を作成自動作成するだけだ。その後、追加の受注が入っても、在庫データはリアルタイムに更新されているので、再度、必要に応じて同じ作業を行えば、追加の発注業務を行うことができる。在庫管理は移動平均法で行う。

 

 

各種帳票類と集計の出力

  受発注業務について各伝票入力がされると売上高集計表、仕入高集計表の出力を商品分類毎、請求先毎に集計することができる。同様に、在庫表などの出力もデータ更新することなく、リアルタイムに在庫数を出力することができる。

  その他、月締めで、その月の取引分をまとめて請求書の発行を行うことから、締め月、請求先を指定すると、その月の取引に関する納品伝票を抽出し、請求書を自動作成する。

 

 

製造管理

  自社製ソフトウェアの販売も行っていることから、製造管理機能を持つ。部材入力および製造数を入力した伝票を作成することにより、製造原価を算出し在庫処理を行う。




[2004/11/15]
[有限会社ジェネコム 小黒麻子]

>>有限会社ジェネコム
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